株式会社セーフティ様
RPAを効率よく利用して、担当者の意識改革と70%の作業量削減を実現！
NEC Software Robot Solution 導入事例
車両運行管理請負事業を営む株式会社セーフティは、2021年に創業35周年を迎えます。
北海道から九州まで、全国の企業や団体に安全・安心と上質なホスピタリティを提供。
お客様からの厚い信頼をいただき、さまざまな車両の運行管理を任されている他、首都圏地域を中心に、病院の医事業務への人材提供や、保育園での給食業務など専門性の高い人材サービス事業の分野にも事業を拡大されています。
その一方、請求書の発行が膨大な数になり、毎月のルーチンワークが業務を圧迫していることが問題となっていました。
NEC Software Robot Solution（以下RoboSol）の導入がどのような効果を生んだのか、お話を伺いました。
膨れ上がる請求業務をなんとかしたい ～導入背景
—RPA導入前の状況で、特にどんな問題が大きかったですか。
事務管理部 部長
畑野 裕 様
請求書の発送業務が遅れてしまうことと、その正確性に問題がありました。
請求書の作業はデータを入力してからそれを出力するという作業の繰り返しなのですが、当時は情報登録・印刷・確認の作業すべてを一から手作業で行っていました。
ひと月の請求件数は一番多い月末締めの請求で、800件ほどです。請求先によって締め日が違うため、それぞれの締め日ごとに作業が発生し、それが終わらないまま次の締め日が来てしまう形でした。
このような、人の手で繰り返し作業しないと請求書が発行されない状況を、RPAで改善していこうということになりました。
作業量を70%削減したRPAの工夫と担当者の意識変化 ～導入について
—今回RPAの導入にあたって、RoboSolを選んだ理由をお教えください。
日本語で利用できて、イメージがしやすくわかりやすいということが一番大きかったです。
別のソフトも検討にあがったのですが、そちらは少しプログラミングに近い要素が多く、実際に利用するのはプログラミング知識のない現場の担当者であることもあり、よりわかりやすいほうを選びました。
現在は、その担当者が自分でどんどんRPAを作成しているので、RoboSolにしてよかったなと思います。
また、当社の事情でRPAを作成していた担当者が急に退職した際には、キーウェアが作成途中のRPAを引き継いで、基本的な動きの完成までを担当してくださいました。
作成中もその後のメンテナンスが使いやすいよう変更箇所を極力少なくするなど、親身にサポートいただき、非常に助かりました。
—実際に作成したRPAの流れを教えていただけますか。
事務管理部 副長
池田 啓太朗 様
現在、常時3種類のRPAが動いています。
1つ目は立替金データベースから基幹システムへの立替金データ入力です。
現業社員から行われた立替精算の電子申請を立替金のデータベースにためておき、RPAで基幹システムへ自動入力しています。
2つ目は基幹システムへの請求入力と請求書の発行です。
下準備として、1つ目で登録した立替金データのうち、請求可能分なものをVBAで抽出し、請求情報リストというExcelファイルに入力します。次に基幹システムから現業社員の勤怠データをVBAで確認します。
ひと月分の情報がすべてそろっていれば、請求情報リストをもとに、RPAで立替金データなどの請求に必要な金額を基幹システムに入力。その後、請求書を発行します。
3つ目は入金データの作成です。
請求書の発行が完了したら、今度は基幹データから該当情報を抽出して口座への入金データを作成。給与の振込依頼を行っています。
はじめはすべての作業をRPAだけで行おうとしたのですが、基幹システムの画面遷移や読み込みが遅く、必要な画面の表示に時間がかかることから、RPAが安定して動作しないことが多々ありました。
そこで、立替金データ入力や勤怠情報の確認など、基幹システムの画面遷移に時間がかかるところをVBAで行って、請求書発行に利用する請求情報リストのデータを絞りこんでRPAを実行するようにしたところ、安定して動作するようになりました。
請求書作成の流れ
—導入後の効果はどうでしたか？
当時は、すべての作業が終了するまでに担当者4人で21時～22時くらいまで残業をし、11営業日から12営業日ほどかかっていました。時間にして504時間ほどでしょうか。現在は担当者3人で7営業日ほど、147時間程度の作業となり、70％ほどの作業時間が削減できました。費用対効果としても4倍以上でていると思います。半年でソフト購入額の元が取れてしまったので、結果としてソフト購入は安かった印象です。
現在、一から手で作成するものは、月に10件あるかどうかです。
請求書作成があまりにも短縮されたので、今では請求書の郵送作業が滞ってしまい、そちらに人員を割いています。
—導入してみて、印象に残っていることを教えてください。
最初はRPAに対して懐疑的だった経理部の担当者が、今ではRPAがないとダメなくらいまで意識改革されたことです。
今までのやり方だと紙に出力しないとチェックできないので、RPAでの自動化ではチェックをどうやっていいかわからず戸惑っていました。RPAの使い方レクチャーや勉強会は行いましたが、担当者としては不安だったと思います。
でも、実際に使い始めてから自身で使うようになるまで、1か月かかりませんでした。
夜、帰社する前にRPAを回しておくと、朝の出社時には正確な請求書が出来上がっているので、今までの方法と相違なく便利なことが早い段階で認識できたのではないかと思います。
また、RPAの安定動作のためにVBAでデータを絞り込むことで、全体の流れが完成したように思います。
効率よくRPAを使いこなすためには意識改革も含め、運用を変えていくことが必要だと感じました。
更なる自動化をすすめるために ～今後の展望
—今後の展望についてお聞かせください。
現在は請求書を郵送しているため、作業に滞りが出てきているので、電子社印に対応した新しいシステムで請求書をWeb化していくことが課題です。請求書のWeb化ができれば、そこもRPAに任せられるので、いかに早く届けるかという方向にシフトしていければ、請求業務が本当の意味で楽になると思います。
また、請求業務以外でも、キーウェアのハンズオンセミナーを受けた社員が、機械的で手作業だと大幅に時間を取られる経費精算の入力をRPA化して、実際の業務時間軽減に活用しています。
このように、普通の一般社員がハンズオンセミナーを講習することで、幅広いRPAの実現が可能になりました。
まだ具体的な計画ではありませんが、有事の安否確認を行うなど、RPAをいろいろな分野で利用していければと考えています。
—どうもありがとうございました。
お客様プロフィール
株式会社セーフティ
所在地：〒163-0806
東京都新宿区西新宿2丁目4番1号 新宿NSビル6階
（本社／本社営業部・人材事業開発部）
資本金：30,000,000円
従業員数：1,165名（2021年6月1日現在）
事業内容：車両の運行管理請負ならびに保守管理請負
医療・福祉に関する事務・業務等の請負および派遣
人材派遣業（派13-300005）
有料職業紹介（13-ユ-303589）
URL：https://www.safety-ssm.co.jp/
