個人情報に対する考え方

キーウェア北海道株式会社（以下「当社」といいます。）は、総合情報サービスプロバイダーとして、常にIT技術の向上に努め、お客様にご満足いただき、豊かな社会の発展に貢献してまいります。

当社は、個人情報の適切な取り扱いと保護の重要性を認識し、企業にとっての社会的責務として、役員および従業員に周知・徹底を図り、コンプライアンスを重視した企業活動を推進していきます。

個人情報保護方針

1. 当社は、事業を営む上で必要となる個人情報を取得するに当たっては、事前にその利用目的を明確にし、本人の同意を得た上で取得し、特定された利用目的を達成する範囲内で適切に利用します。
2. 全ての事業で取り扱う個人情報、および従業員等の個人情報に関して、個人情報保護に関する各種法令、ガイドラインを遵守し、適切に管理します。
3. 個人情報への不正アクセス、漏えい、滅失又はき損などのリスクに応じて、合理的な安全対策および予防処置並びに是正処置をとり、安全性の確保に努めます。
4. 当社は、当社の取り扱う個人データを第三者に提供する場合は、特段の事情のない限り、契約による義務付けの方法により、その第三者からの漏えい、再提供の防止を図ります。
5. 当社は、お客様が保有個人データの確認、訂正、削除などを希望される場合は、合理的な範囲で対応します。また、苦情、ご相談、お問い合わせなどにも適切に対応します。あらかじめお知らせした当社窓口までお申し出下さい。
6. 当社は、本方針を含む個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し、改善していきます。

個人情報保護方針の内容についての問い合わせ先

キーウェア北海道株式会社　苦情相談窓口
E-Mail：info_hokkaido@keyware.co.jp

個人情報の取り扱いについて

当社の事業の用に供する個人情報の取り扱いについては以下の通りとさせていただきます。

取扱事業者名と代表者名

キーウェア北海道株式会社
代表取締役社長　佐藤　克彦
〒060-0807　北海道札幌市北区北七条西1-1-5 丸増ビルNo.18　8F

個人情報保護管理者

個人情報保護管理者：事業管理部　部長
〒060-0807　北海道札幌市北区北七条西1-1-5 丸増ビルNo.18　8F
E-Mail：info_hokkaido@keyware.co.jp

個人情報の利用目的

事業活動に関して取り扱うもの

1. セミナー・展示会などのイベントのご案内のため
   
2. 商品・サービスの情報や宣伝物などのご提供のため
3. 商品・サービスに関する問い合わせ、見積依頼、仕事のご依頼に対する連絡などのため
4. 商品・サービスの提案書、見積書、仕様書の提出のため
5. 注文商品・サービスに対する確認連絡、発送、請求書等の対応のため
6. お取り引きに関する調査、連絡、協力、交渉などのため
7. 顧客台帳、取引先台帳、委託先台帳へのデータ登録、データ管理などのため
8. 受託業務遂行のため(*)
9. 契約書締結のため
10. 金融機関への口座振込依頼のため
11. 金融機関口座の有効性確認のため
12. 請求書の発行、入金確認のため
13. 請求書に基づく支払実行、支払実行確認のため
14. 社内伝票類起票のため
15. クレジットカードの有効性確認のため
16. 緊急事態発生時における連絡、報告のため
17. 開示要求等、本人の権利行使に基づく本人の確認のため
18. お問い合わせいただいた内容への対応のため
19. 本人へアクセスするため

*は保有個人データに該当しないもの

従業員の雇用・労務管理に関して取り扱うもの

1. 従業員の募集時
   • 採用に関する選考のため
   • 応募者に対する情報提供、面接のお知らせ、選考結果の通知のため
   • 採用内定者に対する会社に関する情報提供、その他関連サービスの提供のため
   • ご本人へアクセスするため
2. 従業員の入社時、就業時、退職時
   • 業務上の報告・連絡・相談のため
     
   • 給与・賞与の支払、源泉徴収手続き等のため
     
   • 教育・人事考課のため
     
   • 社会保険（厚生年金、健康保険、介護保険等）の手続きのため
     
   • 雇用保険（労働災害、雇用保険等）の手続きのため
     
   • 法律上要求される諸手続きのため
     
   • 適正な健康管理、福利厚生の提供のため
     
   • 育児休業、その他の休職、復職に関する手続き
     
   • 退職に関する手続き
     
   • その他労務管理に関する手続き
     
   • ご本人へアクセスするため

個人情報の第三者への提供について

個人情報はご本人の同意なしに第三者に提供することはありません。ただし以下の場合にはご本人の同意なく第三者に提供する場合があります。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

個人情報の共同利用について

当社は当社のグループ会社との間で、上記目的に必要な範囲内で共同利用する場合があります。この場合、共同利用の相手方と個人情報の取り扱いに関する契約を締結し、個人情報の適正な利用を実施するための監督を行います。

• ［共同利用する個人情報の範囲］
  • 所属組織名（会社名・団体名等）、肩書・呼称等、氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス等）、お客様のご意見・ご質問等

• ［共同利用する個人情報の管理について責任を有する者］
  • キーウェアソリューションズ株式会社
    住所：東京都世田谷区上北沢5-37-18
    代表者：代表取締役社長　　三田 昌弘
  • キーウェア北海道株式会社
    住所：北海道札幌市北区北七条西1-1-5（丸増ビルNo.18 8F）
    代表者：代表取締役社長　　佐藤 克彦
  • キーウェア東北株式会社
    住所：岩手県盛岡市大通3-3-10（七十七日生盛岡ビル 2F）
    代表者：代表取締役社長　　鈴木 正之
  • キーウェア西日本株式会社
    住所：大阪府大阪市中央区淡路町4-2-13（アーバンネット御堂筋ビル 4F）
    代表者：代表取締役社長　　浅野 徹
  • キーウェア九州株式会社
    住所：福岡県福岡市博多区博多駅東3-13-21（エフビル 7F）
    代表者：代表取締役社長　　田村 昭一
  • 株式会社クレヴァシステムズ
    住所：東京都港区芝3-24-21（三和ビル 2F・4F）
    代表者：代表取締役社長　　加藤 徹郎
  • 株式会社オーガル
    住所：東京都世田谷区上北沢5-37-18
    代表者：代表取締役社長　　吉村 和晃

個人情報の取り扱いの委託について

当社では業務の一部を外部に委託することがあります。この場合、委託先の選定にあたっては十分な個人情報の保護水準を満たしているものを選定し、委託契約によって維持管理を行います。

保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正（追加の場合を含む。以下同様）、又は削除、利用又は提供の拒否権、及び第三者提供記録の開示（以下“開示等”という）について

当社は開示等の求めに応ずる手続きを以下に定めます。

1. 開示等の求めの申出先
   • 個人情報苦情相談窓口
2. 開示等の求めに際して提出すべき書面の様式、方式
   • 下記「利用目的の通知」、「開示」、「訂正又は削除」および「利用の停止・消去又は第三者への提供の停止」「第三者提供記録の開示」の通りです。
     
3. 開示等の求めをする者がご本人又は代理人であることの確認の方法 開示等の求めをする者は所定の書式によるものとします。
   • ご本人又は代理人の確認の方法は依頼書に記載しております。
4. 開示等の求めに関する手数料
   • 当面無料とします。
5. 開示等の求めに対する回答方法
   
   • 開示等の求めに対する回答方法は、電磁的方法による提供も含めてご本人又は代理人が指定した方法（指定された方法による回答に多額の費用を要する場合その他の方法による回答が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）によって回答いたします。
     
6. 開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的
   • 開示等の求めにより取得した個人情報は、開示等の目的の範囲内で取り扱うものといたします。
     提出された書類は開示等の求めに回答した日付から1年間は保管し、その後は廃棄させていただきます。
7. 次に該当する場合は非開示とさせていただきます。非開示と決定した場合は、その旨理由を付して通知いたします。
   • 住所、氏名等依頼書と確認資料の不一致等によりご本人が確認できない場合
   • 代理人の依頼に関し代理権が確認できない場合
   • 法令に違反することとなる場合
   • ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利・利益を害するおそれがある場合
   • 当社の業務遂行に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

利用目的の通知

当社は、ご本人から当該ご本人が識別される保有個人データについて、利用目的の通知を求められた場合は、遅滞なくこれに応ずるものとします。

• 「個人情報　開示・訂正・削除等依頼書（Excel）」 (27.81 KB)
• 「個人情報　開示・訂正・削除等依頼書（PDF）」 (90.05 KB)

ただし次のいずれかに該当する場合、又はすべての利用目的をご本人が知りうる状態に置いている場合は利用目的を通知する必要はありませんが、そのときはご本人に遅滞なくその旨を通知するとともに、理由を説明するものとします。

1. 利用目的をご本人に通知し、又は公表することによってご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利・利益を害するおそれがある場合
   
2. 利用目的をご本人に通知し、又は公表することによって当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
   
3. 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的をご本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
   
4. 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

開示

当社は、ご本人から当該ご本人が識別される保有個人データの開示を求められたときは、法令により特別の手続きが定められている場合を除き、ご本人に対し、遅滞なく書面にて開示します。

• 「個人情報　開示・訂正・削除等依頼書（Excel）」 (27.81 KB)
• 「個人情報　開示・訂正・削除等依頼書（PDF）」 (90.05 KB)

訂正又は削除

当社は、ご本人から、当該ご本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの訂正又は削除（以下訂正等という）を求められたときは、法令によって特別の手続きが定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内で調査を行い、その結果に基づいて当該保有個人データの訂正等を行うものとします。また、当社は、訂正等を行った場合は、その旨および内容をご本人に対し、遅滞なく通知し、また、訂正等を行わない旨の決定をした場合は、その旨および理由をご本人に対し遅滞なく通知するものとします。

• 「個人情報　開示・訂正・削除等依頼書（Excel）」 (27.81 KB)
• 「個人情報　開示・訂正・削除等依頼書（PDF）」 (90.05 KB)

利用の停止、消去、又は第三者への提供の停止

当社はご本人から当該ご本人が識別される保有個人データの利用の停止、消去、又は第三者への提供の停止（以下利用停止等という）を求められた場合は、これに応ずるものとします。また、措置を講じた後は遅滞なくその旨をご本人に通知するものとします。

• 「個人情報　開示・訂正・削除等依頼書（Excel）」 (27.81 KB)
• 「個人情報　開示・訂正・削除等依頼書（PDF）」 (90.05 KB)

代理人による依頼の場合

保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加又は削除、利用又は提供の停止等の手続きを代理人に委任して行うことができます。この場合当該ご本人からの委任状および委任状に押印した当該開示対象者ご本人の印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人による依頼は書面によるものとし、当社からの回答は書面にて当該代理人様あて郵送にて行います。

個人情報に関するお問い合わせ窓口／苦情の申し出先

お客様の個人情報をご登録頂いた際に明示させて頂きました、それぞれの担当窓口にお申し出ください。
なお、担当窓口が不明な場合は、下記の窓口までお申し出ください。

個人情報の安全管理のために講じた措置について

［基本方針の策定］
　個人情報の適正な取扱いの確保のため、「個人情報保護方針」を策定して公表しております。
　
［個人情報の取扱いに係る規律の整備］
　取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱規程を策定して規定しております。
　
［組織的安全管理措置］
　個人情報の取扱いに関して個人情報保護管理者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報保護法や取扱規程に違反している事実等を把握した場合の個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備しております。
　個人情報の取扱状況について、年1回棚卸を実施し、また監査部門により適切な監査を実施しております。
　
［人的安全管理措置］
　個人情報の取扱いについて、従業者に年1回研修を実施しております。
　個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に規定しております。
　
［物理的安全管理措置］
　個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しております。
　個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じております。
　
［技術的安全管理措置］
　アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。
　個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスから保護する仕組みを導入しております。

ご本人が個人情報を与えることの任意性および当該情報を与えなかった場合にご本人に生ずる結果について

従業員につきましては、雇用の条件として、ご本人の氏名、写真、住所、電話等の連絡手段、生年月日、学歴、職歴、所有資格等の経歴に関する情報の提供を必須項目とします。
派遣社員につきましては、就業に当たってご本人の氏名の提供を必須条件とします。
業務取引先につきましては、業務取引の条件として、会社名、代表者の氏名又は担当者の氏名、会社の住所、所属部門名および連絡手段としての電話、メールの項目を必須項目といたします。

上記の必須項目は、ご本人との報告・連絡・相談のために必要な項目であり、これらの項目をご提供いただけない場合、入社又は業務取引ができない場合があります。

Googleアナリティクスの利用について

　本ウェブサイトでは、利用者のアクセス状況を把握し、本ウェブサイトを改善するために、Googleによるアクセス解析ツール「Googleアナリティクス」を使用しています。Googleアナリティクスはデータの収集のためにCookie* を使用しています。収集されたデータは匿名で収集されており、個人を識別する情報は一切含まれません。Googleアナリティクスの利用規約に関しての詳細は、Googleアナリティクス利用規約およびGoogleプライバシーポリシーをご覧ください。また、Google アナリティクスでデータが収集、処理される仕組みは、Googleポリシーと規約：テクノロジーのページをご参照ください。

• ＜Googleアナリティクス利用規約＞
  https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/jp/ （Google社サイトへ移動します。）
• ＜Googleプライバシーポリシー＞
  https://policies.google.com/?hl=ja （Google社サイトへ移動します。）
• ＜Googleポリシーと規約：テクノロジー＞
  https://www.google.com/intl/ja/policies/privacy/partners/ （Google社サイトへ移動します。）

　Google による情報収集を無効化したい場合は、Google社によるオプトアウトアドオンのダウンロードページをダウンロードおよびインストールし、ブラウザのアドオン設定を変更することで実施することができます。

• ＜Googleアナリティクス オプトアウト アドオン＞
  https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=ja （Google社サイトへ移動します。）

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